A la fecha, la firma Service Judicial ha implementado la siguiente política en torno a la devolución de honorarios. Dicha política se encuentra incorporada dentro de todos los contratos de prestación de servicios jurídicos y de asesoría jurídica en la cláusula novena. Además estará disponible en la página web de la firma para su consulta.

En todos los contratos para la prestación de servicios jurídicos que celebran Service Judicial con sus clientes se encuentra presente una política para la devolución de honorarios. De acuerdo con esta política, los clientes podrán solicitar la terminación anticipada del contrato mediante comunicación por escrito a la firma, en donde se informe de esta decisión. En dicho caso, el cliente podrá solicitar, por un plazo no superior a 15 días hábiles, la devolución del 40% del monto abonado del proceso y el 60% restante lo retendrá la firma para cubrir los gastos administrativos y operativos incurridos hasta el momento en el que se está informando de la decisión de terminación. A partir de los 15 días hábiles, se hará una devolución del 30% del monto abonado. De acuerdo con el concepto 136911 de 2022, del Departamento Administrativo de La Función Pública, los gastos de administración pueden ser entendidos como aquellos gastos que son necesarios para el normal ejercicio de las funciones de una entidad o empresa, entre los cuales se encuentran los servicios personales, comprendidos por todos aquellos servicios que ejecuta el personal de la empresa, tales como el asesoramiento, la disponibilidad horaria, la pronta comunicación con los clientes, los costos de telecomunicación, etc.

En el funcionamiento diario de Service Judicial, el personal ejecuta y realiza diferentes tareas relacionadas con el seguimiento de los casos que se manejan. Dichos servicios implican una serie de costos para la firma, cuyo pago se encuentra comprendido dentro de los honorarios fijados con los clientes. En este sentido, en aquellos casos en los cuales se solicita la devolución del dinero por el cliente, es necesario descontar de la suma abonada un monto con el fin de cubrir los gastos provenientes del diario funcionamiento de la firma y el seguimiento de los casos.

Sin embargo, en aquellos casos en los cuales la firma haya tomado alguna actuación jurídica sustancial en el marco del caso, para la devolución de los honorarios deberá descontarse una suma proporcional a dicha actuación, además de lo respectivo a los gastos de administración. Se considera como actuaciones jurídicas relevantes la presentación de demandas, contestación de escritos, asistencia a audiencias, elaboración de conceptos jurídicos, presentación de estatus del proceso, solicitudes de información a personas naturales o jurídicas, o cualquier otro acto que, a juicio de la firma. , constituye un acto procesal relevante. En este sentido, se tendrá en cuenta los avances del proceso, es decir, en primer lugar, aquellas sumas correspondientes a los gastos de administración y, por otro lado, las sumas correspondientes al consumo del contrato, destinadas a cubrir cualquier actuación procesal sustancial que se hubiere realizado hasta el momento. En caso de que el proceso esté por finalizar, no se hará devolución de dinero.

Por otro lado, todos los contratos de prestación de servicios jurídicos y de asesoría jurídica celebrados entre la firma y sus clientes podrán ser terminados unilateralmente por Service Judicial cuando se configuren actos de maltrato verbal, psicológico o en contra del director jurídico, sus colaboradores o cualquier otro trabajador de la firma. El director jurídico es quien se encuentra facultado para decidir qué actos son considerados maltrato, incluyendo pero no limitándose a agresiones físicas, amenazas contra la integridad, seguridad o vida, malas palabras, expresiones verbales ofensivas, difamación, entre otros. En estos eventos no se hará devolución del dinero.

En todo caso, siempre que el cliente desee la devolución de honorarios, deberá presentar una solicitud formal por escrito y enviarla por alguno de los canales de comunicación que hayan sido habilitados por la firma para este fin: correo electrónico o whatsapp. A partir de la fecha de recepción de la comunicación la firma cuenta con un plazo de 15 días hábiles para determinar si procede la devolución parcial de los honorarios, calculando el valor de acuerdo con las actuaciones que se hayan realizado hasta el momento de la solicitud. La firma evaluará el caso y remitirá respuesta escrita en la cual indicará el monto a devolver y los plazos en los cuales se harán los pagos.

La firma maneja un sistema de devolución de honorarios por pagos parciales, de acuerdo con el cual el pago se realizará de forma diferida en los plazos y por los valores que establece la firma. En la comunicación de aceptación de la devolución se indicará la fecha en la que se realizará el pago de cada cuota y la cuenta bancaria a la que se realizará la transacción. Todo pago realizado irá acompañado de un documento en el que de constancia del mismo, el cual será remitido oportunamente al cliente. Se resalta que la firma tiene un plazo de 90 días hábiles para dar cumplimiento a la cláusula de devolución.

No será aplicable la política de devolución de dinero por servicios de asesorías jurídicas especializadas brindadas, ya sea a persona natural y/o persona jurídica.

Política de Tratamiento de Datos Personales

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Service Judicial ha adoptado la siguiente política en torno al tratamiento de los datos personales entregados por los clientes y terceros. A través de esta política se busca implementar los lineamientos necesarios para el adecuado cumplimiento de la ley.

I. Naturaleza y aplicación

Esta política es aplicable a toda la información denominada como dato personal, que haya sido entregada o que esté bajo responsabilidad de Service Judicial. La política debe ser seguida por todos los empleados de la firma siempre y cuando, con ocasión de sus funciones, recolecten, almacenen, utilicen, circulen o supriman datos provenientes de las bases de datos de la firma.

II. Definiciones

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, para la aplicación de la presente política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

• Dato Personal : Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible : Información que afecta la privacidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Titular : Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento : Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización : Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

III. Principios Rectores en el Manejo de los Datos Personales

Para el manejo de los datos personales por parte de la firma y sus empleados, se deberá tener en cuenta los siguientes principios, consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

Principio de Confidencialidad : Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos : El tratamiento de los datos deberá sujetarse siempre a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias.

Principio de Finalidad : El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.

Principio de Libertad : El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.

Principio de Veracidad o Calidad : La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se puede realizar el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.

Principio de Transparencia : En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de Acceso y Circulación Restringida : El tratamiento está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de Seguridad : La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida. , consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

IV. Procesamiento y Propósitos del Tratamiento de Datos: En el ámbito del manejo de información personal, Service Judicial se constituye como el ente responsable de recopilar, preservar, procesar, utilizar y transmitir los datos personales proporcionados por sus clientes y terceros, observando estrictamente los principios de confidencialidad y resguardo establecidos en la Ley 1581 de 2012, con los siguientes objetivos:

La suscripción de acuerdos para prestación de servicios jurídicos, preparación de mandatos judiciales y extrajudiciales, generación de facturas de cobro, expedición de certificados de cumplimiento, remisión de actualizaciones procesales y cualquier otra gestión administrativa derivada del vínculo contractual suscrito entre la organización y sus clientes. Redactar demandas, respuestas legales, peticiones, solicitudes de mediación, notificaciones, escritos procesales y cualquier otra actuación judicial o administrativa necesaria para la gestión de los casos de la entidad. Brindar asesoramiento jurídico especializado según las condiciones específicas y circunstancias concretas de cada expediente. Mantener registro documental de las actuaciones procesales ejecutadas por la entidad en el manejo de sus casos. Responder a requerimientos de los organismos de control pertinentes. Desarrollar cualquier actividad complementaria necesaria para cumplir con el objeto contractual acordado entre la entidad y sus clientes en el marco del contrato de servicios jurídicos.

V. Derechos del Titular de Datos Personales: A los clientes titulares de datos personales incluidos en las bases de datos de Service Judicial, les asisten los siguientes derechos, contemplados en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

a. Conocer, actualizar y corregir su información personal ante los responsables del tratamiento. Este derecho puede ejercerse respecto a datos parciales, imprecisos, incompletos, segmentados, que generen confusión o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. b. Solicitar comprobante de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo en casos específicamente exceptuados por la normativa. do. Ser informado por la entidad sobre el manejo de su información, previa solicitud, detallando el uso dado a sus datos personales. d. Presentar reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa vigente. mi. Revocar la autorización o solicitar la eliminación de datos cuando su tratamiento no respete los principios y garantías constitucionales. La revocación procederá cuando la autoridad competente determine conductas contrarias a la ley. F. Acceder de manera gratuita a sus datos personales previamente tratados.

VI. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos: El titular o su representante podrá presentar solicitudes, inconformidades o reclamaciones relacionadas con el manejo de datos personales a través del correo electrónico info@servicejudicial.com , las cuales serán atendidas según los plazos legales establecidos.

Datos de Menores de Edad: Considerando el carácter voluntario de la provisión de datos personales de menores, Service Judicial garantizará un tratamiento adecuado, respetando su interés superior y asegurando la protección de sus derechos fundamentales.

VII. Deberes del responsable del tratamiento:

De acuerdo con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, para el tratamiento adecuado de los datos personales la firma Service Judicial deberá cumplir con los siguientes deberes:

a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

f. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

g. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

h. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

j. Adoptar los procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

k. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

l. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

m. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

n. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio respecto a revocar la autorización dada para el tratamiento de datos personales o solicitar la supresión del dato cuando en su tratamiento no se hayan respetado los principios y garantías constitucionales y legales, en el momento en que la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la firma ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución o a la Ley 1581 de 2012.

o. Cumplir la Ley, las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

VIII Directrices generales para el tratamiento de datos:

Para el manejo de los datos personales, la firma Service Judicial se guiará por las siguientes directrices:

• La firma para la recopilación de los datos de sus clientes siempre buscará que se le confiera autorización sobre los mismos por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en las bases de datos de la firma. Esta autorización también se puede obtener por conductas claras e inequívocas por parte del titular, las cuales permitan concluir que éste otorgó su consentimiento para el manejo de sus datos personales.
• Todo ejercicio o labor de tratamiento de los datos personales debe de obedecer, por un lado, a la misión y a los deberes generales de la firma Service Judicial y, por otro lado, debe de estar encaminada al cumplimiento del objeto contractual acordado entre la firma y el cliente.
• El dato personal sometido a tratamiento debe de ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. La firma Service Judicial mantiene la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente de sus novedades.
• La firma Service Judicial no hará disponibles datos personales para su acceso a través de internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública y, en todo caso, dicha divulgación deberá ser expresamente autorizada por el titular.
• El titular, directamente o a través de las personas debidamente autorizadas, puede consultar sus datos personales en todo momento y especialmente cada vez que existan modificaciones en las políticas de tratamiento de la información.
• Todo dato personal que no sea considerado dato público será tratado por la firma Service Judicial como confidencial, aún cuando la relación contractual o el vínculo entre el titular de los datos personales y la firma haya finalizado.
• La firma Service Judicial suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los datos personales a solicitud del titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada o que induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley 1581 de 2012 y que no tenga autorización o sea prohibida.
• Cuando le sea solicitada información, ya sea mediante una petición, consulta o reclamo por parte del titular sobre la manera cómo son utilizados sus datos personales, la firma Service Judicial debe de entregar dicha información, en los tiempos legales que señala la ley para la respuesta a peticiones.
• Las políticas establecidas por la firma Service Judicial respecto al tratamiento de datos personales pueden ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y las mismas entrarán en vigencia y tendrán efectos desde su publicación en la página web de la firma y demás medios de comunicación.
• Los datos personales serán tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique.
• La firma Service Judicial es más rigurosa en la aplicación de las políticas de tratamiento de la información cuando se trate del uso de datos personales de los niños, niñas y adolescentes, asegurando la protección de sus derechos fundamentales.